MODELLO ORGANIZZATIVO GESTINOE E CONTROLLO D. LGS. 231/01
In applicazione del D. Lgs. 231/01, che introduce nell’ordinamento giuridico la “responsabilità amministrativa” degli enti per reati commessi, in Italia o all’estero, da amministratori, dipendenti o altri soggetti operanti nell’interesse o vantaggio degli enti medesimi, Scientia Srl ha adottato nel 2023 un Modello di organizzazione, gestione e controllo.
Tale Modello stabilisce presidi organizzativi e protocolli di comportamento che vengono implementati attraverso procedure interne, attività di formazione e di audit/assurance. Il Modello è continuamente aggiornato e migliorato, sia per rispondere ai continui mutamenti normativi, sia per adeguarlo all’organizzazione aziendale.
Con il compito di vigilare sulla corretta applicazione del Modello è stato nominato un Organismo di Vigilanza, composto da professionisti esterni. A tal fine, sono previsti flussi informativi nei confronti dell’Organismo di Vigilanza e da questo verso il vertice societario.
SEGNALAZIONE COMPORTAMENTI ILLECITI WHISTLE-BLOWING
La Società si impegna a operare in modo etico e chiede ai suoi dirigenti, dipendenti, consulenti, collaboratori, partner commerciali e componenti degli organi sociali di tutte le società del gruppo, un comportamento allineato al Codice Aziendale di Comportamento, al Modello di organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs 231/2001, alle leggi e ai regolamenti applicabili.
In tale contesto, Scientia Srl ha adottato e diffuso una procedura interna denominata “Segnalazione e Gestione dei comportamenti illeciti” (o “Whistle-blowing procedure“), che fornisce strumenti e linee di comunicazione ai dipendenti per far emergere e contrastare fatti o comportamenti non conformi a leggi e regole interne da parte di chiunque sia funzionalmente legato alla società.
Chi può segnalare un comportamento illecito.
Chiunque, persona o ente, interno o esterno alla Società (es: dipendenti, clienti, fornitori, altri business partner), senza condizionamenti derivanti da aree o livelli di responsabilità, anzianità di servizio, posizione aziendale, rapporti contrattuali.
Chi può essere oggetto di segnalazione.
Qualunque persona o ente legato funzionalmente alla Società: dipendenti, collaboratori, Amministratori e Sindaci della Società, componenti dell’Organismo di Vigilanza, Revisori dei conti, clienti, fornitori, consulenti e partner d’affari.
Cosa segnalare
Irregolarità contabili, violazioni antitrust, corruzione, discriminazioni e molestie, violazioni ambientali e al sistema di qualità aziendale, frodi e minacce al patrimonio aziendale, problematiche in tema di salute e sicurezza, furti, violazioni del Modello 231 e altro ancora.
Scientia S.r.l. ha stabilito i seguenti canali di segnalazione:
- SEGNALAZIONI IN FORMA SCRITTA
Sistema della c.d. “tripla busta”, inviata a mezzo del servizio postale alla funzione whistleblowing destinataria delle segnalazioni.
Nel caso specifico dovrà essere indirizzata a:
Dott. Spada Francesco – funzione whistleblowing presso Via Giordano Bruno n. 144 Cesena -Fc-, individuato da Scientia S.r.l. quale soggetto destinatario delle segnalazioni (funzione Whistleblowing).
Lettere anonime non circostanziate e non contenenti elementi oggettivi saranno immediatamente scartate.
Per garantire la riservatezza ed in vista della protocollazione riservata della segnalazione a cura della Funzione Whistleblowing, è necessario che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse:
- la prima con i dati identificativi del segnalante, unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento;
- la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.
Entrambe dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “riservata alla Funzione Whistleblowing di Scientia S.r.l.“. La segnalazione è poi oggetto di protocollazione riservata, mediante apposito registro, da parte della Funzione Whistleblowing.
Qualsiasi canale scelto consente sempre al Segnalante di richiedere un incontro diretto con la Funzione Whistleblowing, la quale procede a fissare un appuntamento con il segnalante entro il termine di 30 giorni dalla richiesta per accompagnarlo nel seguito della segnalazione.
- SEGNALAZIONE IN FORMA ORALE
In ogni caso si fornisce anche la possibilità di una segnalazione verbale attraverso il numero telefonico 0547-384893
La Funzione Whistleblowing:
– dà seguito alla segnalazione ricevuta mediante l’invio al segnalante di un avviso di ricevimento della segnalazione, entro 7 giorni dalla data in cui la stessa è pervenuta
– prende in carico la segnalazione per le valutazioni del caso e, se necessario, richiede chiarimenti e integrazioni al segnalante e/o a eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione, adottando le cautele previste dalla legge e dalla presente procedura nei confronti del segnalante.
- La Società tratterà e conserverà le informazioni relative alla segnalazione nel pieno rispetto della normativa italiana ed europea a tutela della privacy.
- Il comportamento o il fatto oggetto della segnalazione, in caso di particolare gravità, potrà essere portato a conoscenza delle Autorità di Polizia, dell’Autorità Giudiziaria o di altre Autorità competenti, unitamente ai risultati delle attività di verifica già svolte dalla Società.
